Organizador de eventos: funciones y perfil profesional

Como ya sabrás, un evento se trata de un acontecimiento de importancia que se ha diseñado, planificado y organizado con antelación. Si tienes habilidades e interés por este tipo de actividades, seguramente te interesará formarte como organizador de eventos profesional. Y por esto, en este post vamos a explicarte qué tareas tiene a su cargo, así como las habilidades y aptitudes mejor valoradas en él. Y recuerda que puedes dar el paso y empezar a capacitarte como futuro organizador de eventos a través del doble curso de wedding planner.

¿En qué consiste un evento?

En primer lugar, debes saber que un evento se considera una actividad social que se ha planificado con antelación, ya que tiene cierta relevancia. Por consiguiente, las personas invitadas suelen tener una carga emocional o importancia que las une, como puede ser la celebración de una boda, una gala benéfica, etc. Así pues, un evento puede estar motivado por diversas causas, dando lugar a diferentes tipos de eventos.

Sin embargo, cada evento debe contar con un detalle esencial: comunicar o transmitir algo a los asistentes. Y es en este punto donde entra el organizador de eventos, la persona encargada de planificar todo lo relacionado con el acontecimiento para que el resultado sea el esperado.

Tipos de eventos

Ahora que sabes en qué consiste un acto, es imprescindible distinguir los diferentes tipos de eventos que suelen organizarse, en qué consisten y cómo trabaja un organizador de eventos en cada uno de ellos. Así pues, los eventos pueden diferenciarse:

Según la actividad

Son muchos los ámbitos en los que se planifican eventos. Seguro que en alguna ocasión has podido asistir a una comunión o has disfrutado de una cena de empresa, dos eventos totalmente diferentes pero que tienen algo en común. De esta manera, dentro de esta categoría encontramos los:

• Eventos de empresa: los congresos, las charlas, las cenas de gala, los almuerzos de trabajo o los aniversarios.
• Eventos deportivos: hay tres grandes tipos en este sector, que son: los eventos deportivos locales, los eventos deportivos nacionales y los macro eventos deportivos.
• Eventos socioeducativos: dedicados a toda la sociedad y que tienen una finalidad que interesa a todos, como son los acontecimientos por el bien social o las acciones de movilización.
• Eventos culturales: los acontecimientos organizados dedicados a las obras de arte, la difusión e incluso las actividades de formación se encuentran en este tipo de evento.

Según el público

Aunque la mayoría de los eventos suelen ser privados, como las bodas o las fiestas de empresa, lo cierto es que también hay acontecimientos públicos. Encontramos:

• Cerrados: en estos, hay un número de asistentes específico y en los que las personas que acuden tienen invitación que ha sido enviada con anterioridad.
• Abiertos: en este caso, se llevan a cabo para que todos los públicos puedan acudir sin necesidad de llevar invitación o entrada. La finalidad de estos acontecimientos suelen ser comerciales.

Según el ámbito geográfico

Aunque es una clasificación poco conocida, también existen tres tipos de eventos dependiendo del ámbito geográfico. Estos son a nivel:

• Regional: no se dispone del nivel mínimo de asistentes de diferentes Comunidades Autónomas para que se considere nacional.
• Nacional: en este caso, como mínimo el 40% de los invitados son de tres Comunidades Autónomas distintas.
• Internacional: el 40% de los invitados como mínimo deben ser de tres países diferentes.

¿Cuáles son las funciones de un organizador de eventos?

El organizador de eventos también puede llamarse planificador de eventos, event planner o coordinador de eventos. Como imaginarás, su trabajo está centrado en conseguir que un acontecimiento se desarrolle perfectamente, del inicio hasta el final. Para ello, son muchas las funciones que debe llevar a cabo, destacando las siguientes:

• En la fase de diseño del evento, el organizador debe recopilar información sobre los objetivos del acto. Por consiguiente, sus primeros pasos serán analizar al cliente, saber a quiénes se dirige el evento, establecer los objetivos y tener en cuenta el presupuesto global.
• Más adelante, el organizador de eventos debe concretar algunos puntos de gran importancia, como la fecha, la modalidad del evento, los proveedores, las licencias, el programa y plan de marketing.
• Durante la preparación del lugar, el organizador se encargará de controlar y supervisar todo lo que allí se haga.
• Cuando el evento esté llevándose a cabo, este profesional suele verificar que todo se esté realizando tal cual se había programado, resolviendo así los posibles imprevistos.
• Posteriormente al evento, el organizador sigue trabajando. Se encarga de reunir los datos conseguidos para hacer balance y comprobar que se hayan cumplido los objetivos.

Perfil profesional

Cualquier persona que tenga gran interés en convertirse en organizador de eventos debe comprender que no se trata únicamente de planificar fiestas, sino que hay un perfil profesional tras este trabajo. Lo cierto es que este experto se hace cargo de organizar todos los detalles del evento y todo lo que le rodea. Por lo que, si quieres cumplir con su perfil profesional, es muy importante disponer de estas habilidades:

• Capacidad para trabajar en equipo.
• Prestar atención a los detalles.
• Carácter social, amable y paciente.
• Disfrutar organizando acontecimientos importantes.
• Buena habilidad para comunicarse de forma oral y escrita.
• Capacidad de adaptarse a un presupuesto.

¿Qué hay que estudiar para ser event planner?

Como has visto, un evento planner tiene múltiples responsabilidades a su cargo, por lo que debe contar con una serie de aptitudes y competencias que lo hagan destacar en el sector. Y precisamente por ello, un profesional como el organizador de eventos requiere de una formación sólida para dedicarse a ello, como es el doble curso en organización de eventos y wedding planner de Veigler.

A través del programa formativo de este curso online, te especializarás como organizador de bodas, conociendo las funciones y competencias de este profesional. También adquirirás conocimientos sólidos en tipos de matrimonio, estilos de boda y confección de presupuestos. Asimismo, adquirirás nociones en la planificación y organización de la indumentaria, los complementos, fotografía y vídeo, protocolo, banquete, luna de miel, etc.

Por otro lado, te capacitarás como organizador de eventos. Para ello, el temario profundizará en las diferentes fases de un evento, desde el inicio hasta el final. También adquirirás nociones en protocolo, seguridad, marketing, y más.

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