Las cinco etapas del Benchmarking

La creciente competencia en el mercado ha propiciado que las marcas tengan que reinventarse continuamente. Uno de los procesos llevados a cabo para realizar mejoras en las empresas recibe el nombre de Benchmarking. El Benchmarking es un proceso que se lleva a cabo de forma continuada a lo largo del tiempo. Su principal objetivo es obtener referencias de otras marcas o empresas para tener una guía al mejorar ciertos aspectos de la nuestra. Hoy hablaremos sobre este proceso y explicaremos qué tipos hay y qué etapas lo forman.

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¿Qué es el Benchmarking?

El Benchmarking es un proceso a través del cual se recopilan referencias e información de otras marcas o empresas. Ojo, no estamos hablando de copiar, sino de adaptar los métodos y estrategias dentro de la legalidad. Se trata de recoger inspiración y nuevas ideas mediante la comparación de una empresa o marca con sus competidores o líderes de mercado. Según David T. Kearns, Director General de Xerox Corporation, el benchmarking es un “proceso sistemático y continuo que evalúa los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones mejor reconocidas; los competidores más duros“.

Objetivos

El principal objetivo del benchmarking es aumentar el nivel de calidad de los productos o servicios de una empresa o marca; teniendo en cuenta las características de otros productos o servicios similares que dominan el mercado. Por otro lado, aumentar la productividad i mejorar la eficiencia de los procesos de trabajo.

Tipos de Benchmarking

• Competitivo. El benchmarking competitivo mide los productos, servicios y procesos de trabajo de los principales competidores de la marca. El análisis y el estudio de mercado se realizan sobre la competencia más directa. A veces, dicha competencia puede rechazar la colaboración, con lo cual la recopilación de datos e información se complica.
• Interno. Este tipo de benchmarking se lleva a cabo en la misma empresa. De forma habitual, este proceso lo realizan grandes empresas y multinacionales que cuentan con diversos departamentos. En este caso, se comparan los niveles, beneficios y éxitos alcanzados en cada área, entre otros. Es, probablemente, el más sencillo de realizar, pues requiere pocos recursos y, además, la información se recoge de la propia marca.
• Funcional. En un proceso de benchmarking funcional, se comparan las prácticas de una empresa con las de otra empresa competidora. Es decir, no tienen por qué pertenecer al mismo sector. Por ejemplo, si una empresa de productos químicos quiere mejorar su atención al cliente, puede comparar este área con el de una empresa de construcción, entre otros. Al no tratarse de empresas del mismo sector, es más sencillo evitar problemas de confidencialidad.

Etapas del Benchmarking

Para que un plan de benchmarking sea eficaz, debe seguir cinco etapas: planificación, recopilación de datos, análisis, acción y seguimiento.

1. Planificación

En esta primera etapa, se planifica la investigación que se va a realizar. La planificación debe responder a tres preguntas: qué queremos medir, a quién queremos medir y cómo lo vamos a hacer. El primer paso consiste en determinar qué parámetros o áreas de nuestra empresa queremos mejorar. A continuación, tenemos que escoger qué tipo de benchmarking vamos a utilizar: interno, competitivo o funcional. Una vez decidido este punto, ya podemos o bien comparar nuestros procesos de trabajo con otras marcas; o analizar la nuestra propia. Seguidamente, se tiene que crear un equipo de trabajo que se encargue del proyecto.

2. Recopilación de datos

La recopilación de datos es una de las etapas fundamentales en este proceso. Cuanta más información podamos recopilar, más completo será el posterior análisis y podremos obtener mejores resultados. Podemos obtener los datos de diversas fuentes: internos, de asociaciones profesionales, de investigaciones semejantes o de la propia empresa competidora.

3. Análisis

Una vez recopilada toda la información, se deben analizar los elementos que marcan la diferencia entre nuestra empresa y las marcas estudiadas. Durante esta etapa podemos identificar las oportunidades de mejora y aquellos aspectos en los que nuestra empresa falla. Una vez realizado el análisis, se deben proponer las mejoras. Es importante tener en cuenta los recursos de los que disponemos para adaptar el plan estratégico a nuestra compañía. Si tienes una empresa emergente y careces de capital suficiente, no podrás implementar los mismos procesos que una multinacional que lleve años en el mercado.

4. Plan de acción

Una vez recopilada la información, analizada y habiendo elaborado las propuestas pertinentes, es el momento de pasar a la acción. Hay que adaptar las estrategias recopiladas a los recursos de nuestra empresa. Ten en cuenta que las mejoras deben ser propuestas de valor para los clientes.

5. Seguimiento del plan

En esta última etapa, se debe realizar un seguimiento del proceso de benchmarking; así como un posterior análisis que recopile toda la información destacable de dicho proceso. Elaborar un informe con los aspectos más importantes que se han mejorado nos ayudará a detectar nuevas oportunidades de mejora y a mejorar aún más las propuestas anteriores. Como hemos dicho con anterioridad, el benchmarking es un proceso continuo, que se puede llevar a cabo tantas veces como sea necesario.