Sistema ERP: definición y clasificación

La diversificación del mercado y el crecimiento de las empresas, que dividen su actividad en diversos departamentos, es una de las causas que complican la integración de los diversos procesos y dificultan la realización de numerosas operaciones. En la actualidad, muchas empresas toman la decisión de contratar un sistema ERP para su organización. Pero, ¿sabéis en qué consiste este sistema? Si desconoces el significado de estas siglas, ¡sigue leyendo! Hoy os explicaremos qué es, qué tipos hay y qué beneficios puede aportar a tu empresa.

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¿Qué es un sistema ERP?

El sistema ERP, por sus siglas Enterprise Resource Planning, es un software de gestión y planificación empresarial. Está compuesto por varios módulos que gestionan cada área del negocio, automatizando los procesos internos y compartiendo, con todos los departamentos, los datos generados. Por ello, el sistema ERP es un sistema unificado.

Una de sus funciones principales es integrar todos los procesos del back office de una organización y facilitar el flujo de información en toda la empresa. Registra y organiza todos los datos recogidos así como las actividades de los diversos departamentos. El resultado es una estandarización de los procesos de negocio y una mejora en la eficiencia de las operaciones.

¿Qué empresas lo necesitan?

El sistema ERP está indicado para todo tipo de empresas, desde multinacionales a PYMES. Además, cada empresa puede personalizar su sistema en función de sus necesidades. Apostar por este sistema aporta numerosos beneficios en cuanto a mejora de la productividad y a mejora del desempeño de los diversos procesos internos.

Algunas empresas optan por adquirir dicho software a causa de la obsolescencia del suyo propio. Otras, para beneficiarse de la integración de datos y procesos. Finalmente, para evitar información duplicada y reducir el inventario excesivo.

Beneficios del sistema

Entre los numerosos beneficios de este software, destacamos la automatización de los procesos empresariales, así como el ahorro en tiempo y costes. Por otro lado, al integrar las distintas bases de datos de la compañía en un solo programa, la información de la empresa está disponible en una misma plataforma a la que pueden acceder las personas que tengan permiso para ello. Además, el sistema ERP también se integra en el Business Intelligence, lo que permite realizar informes a partir de los datos recogidos. El nivel de conocimiento sobre la empresa, así como de toda su actividad, es muy detallado y actualizado. Esto es un punto a favor a la hora de mejorar ciertos aspectos del negocio, tales como la organización interna, las acciones de marketing o los procesos de venta.

• Integra la información financiera.
• Integra los pedidos y el aprovisionamiento.
• Estandariza y acelera la fabricación.
• Estandariza la información de recursos humanos.
• Facilita la presentación de documentación a la administración.

¿Alguna desventaja?

El inconveniente principal y una de las razones por las que no todas las empresas disponen de este software es su coste. Esto es debido a que a mayor personalización del sistema, mayor precio. En este sentido, las multinacionales tendrían que hacer una inversión mayor que una empresa que decida optar únicamente por los servicios más básicos. Además, tras la instalación del sistema, pueden aparecer los denominados costes ocultos.

Por otro lado, puede haber dificultades a la hora de implementar el software, relacionadas principalmente con el funcionamiento del hardware que, a su vez, puede retrasar el funcionamiento interno de la empresa. Sin embargo, existen sistemas ERP para la nube que pueden prevenir estos inconvenientes.

Tipos de Sistema ERP

Los sistemas ERP se clasifican en función del tamaño y complejidad de las empresas, así como en función del tipo de instalación requerida. Pueden ser libres y de código abierto o privativo. Los ERP con código abierto están diseñados para organizaciones pequeñas o instituciones educativas. Sin embargo, tienen limitaciones respecto a las versiones comerciales.

ERP’s de Nivel I

Ofrecen sus servicios a multinacionales y gestionan operaciones a nivel internacional: dividas, idioma y alfabeto, normativas de contabilidad, etc. Por otro lado, hay sistemas ERP de carácter gubernamental que dan soporte a las administraciones públicas, gestionando los recursos humanos y el aprovisionamiento, entre otros. En este nivel entra el conocido sistema SAP.

ERP’s de Nivel II

Dan soporte a grandes empresas que operan en múltiples países pero no son de carácter global. Pueden ser identidades independientes o unidades de negocio de compañías globales. Los sistemas ERP gubernamentales de nivel II están destinados a administraciones autonómicas y locales.

ERP’s de Nivel III

Estos softwares dan soporte a las empresas de tamaño medio. Suelen gestionar varios idiomas y divisas para las relaciones comerciales puntuales.

ERP’s de Nivel IV

En esta categoría encontramos los sistemas orientados a PYMES y microempresas. No suelen ser considerados ERP completos ya que no contemplan todos los procesos y actividades; a menudo, únicamente se centran en la contabilidad.