Project Management y la figura del gestor de proyectos

En el momento en que una empresa tiene que gestionar multitud de proyectos a la vez, es necesaria la presencia de un departamento que se encargue exclusivamente de ello. El Project Management comprende a la organización en su totalidad e incluye aspectos como el planteamiento de actividades, la motivación empresarial y los recursos disponibles.

Fórmate con el Máster PMP: Project Management Professional y aprende a coordinar todas las áreas de una empresa.

¿En qué consiste el Project Management?

El Project Management es una disciplina que abarca a la empresa al completo. Las compañías que incluyen a estos profesionales en sus filas, lo hacen a razón de lograr los objetivos con mayor eficacia y eficiencia. Muchas veces, las limitaciones de tiempo, calidad y presupuesto impiden completar proyectos. La finalidad es coordinar y gestionar todos los recursos disponibles para cumplir con lo establecido.

El Project Management está formado por una serie de metodologías, técnicas y herramientas destinadas a gestionar y dirigir todo tipo de proyectos. Este ámbito de actuación nació años atrás, pero es actualmente cuando se está implementando en mayor grado. Esto se debe a que, cada vez más, los proyectos son más globales y complejos.

Hay ciertos aspectos a tener en cuenta. A la hora de acordar un proyecto, deben participar tanto el responsable asignado, como la directiva y el cliente. El alcance de los proyectos debe estar controlado en todo momento, pues debe ser real y asequible. Por otro lado, las partes implicadas en el plan deben estar comunicadas en todo momento. Esto facilitará la toma de decisiones así como la ejecución de las tareas a realizar. Asimismo, se debe realizar un seguimiento, especialmente por parte de la dirección de la compañía, que debe apoyar en todo momento al Project Manager.

Debemos tener presente que el objetivo de esta dinámica es proporcionar a la empresa una mejora continua respecto a sus actuaciones. De nada sirve implementar el Project Management si no se siguen las directrices adecuadas.

Metodología a seguir

La Metodología 3MP comprende las siglas Project, Program & Portfolio Management. Se refiere a proyecto, programa y portfolio. Hay cuatro fases incluidas en este procedimiento.

Fase 1: Maturity Assessment

Se analiza el nivel de madurez del proyecto, así como la naturaleza del mismo. Por otra parte, también se valora el grado de madurez de la empresa respecto a los proyectos que se plantea. En esta fase se analizan las políticas empresariales, el equipo de empleados de la compañía y, finalmente, los recursos que posee esta.

Fase 2: Baseline & Road Map

En esta segunda fase, se identifica la Baseline o línea base del proyecto. Se establece la estrategia y la dirección que seguirá el desarrollo del proyecto. Se construyen las bases de la estrategia y se elaboran modelos de los procedimientos a seguir para su implementación.

Fase 3: Improvement Plan

Se implementan las estrategias acordadas en la fase anterior. Asimismo, se plantean soluciones para los problemas que puedan surgir. En algunas empresas, se valora la formación en coaching y mentoring para guiar a los profesionales en la ejecución de sus tareas. En esta fase se desarrollan las competencias y se realiza el seguimiento de la estrategia planteada.

Fase 4: Increased Maturity & Sustainability

En esta última fase, se realizan las auditorías que valoraran el éxito del proyecto. Por otra parte, se plantean prácticas a mejorar y se proponen directrices para perfeccionar las estrategias ya implantadas. El objetivo de esta última fase es mejorar los resultados del negocio y comprobar la sostenibilidad de los proyectos.

Beneficios de implementar estrategias de Project Management

• La totalidad de los recursos de la empresa se gestiona y se optimiza de mejor forma. Hay un departamento exclusivamente destinado a esta tarea.
• El equipo encargado de los proyectos sigue una estrategia determinada, de modo que las tareas se definen de forma clara y pautada.
• La productividad y la motivación de los empleados aumenta. Esto se debe a la mejora en la organización de las tareas que tienen que realizar, entre otros factores.
• Las responsabilidades de cada parte del equipo están bien definidas. No hay una sola tarea que se deje a la suerte.

La figura del Project Manager

El Project Manager es la persona encargada de organizar y gestionar los proyectos de una empresa. Sobre este profesional recaen grandes responsabilidades, por lo que debe tener una buena formación y capacidades de liderazgo. Deben ser personas organizadas, con buenas dotes comunicativas. Las tareas de este cargo son las siguientes.

• Organizar y coordinar las partes implicadas en el proyecto.
• Realizar un control y un seguimiento de los recursos que dispone la empresa. Por otra parte, también debe monitorizar cada fase de la ejecución y confirmar si los objetivos se han alcanzado.
• Administrar y establecer los límites del proyecto. Debe estimar el timing en relación a las acciones a realizar así como los recursos disponibles.
• Liderar al equipo encargado de los proyectos. El Project Manager forma parte del equipo y actúa junto al resto de miembros. Sin embargo, debe ser quien coordine y guíe al resto.
• Supervisar las tareas a realizar en la ejecución del proyecto. Debe definir, asimismo, el perfil de cada colaborador.
• Proponer soluciones alternativas y establecer los métodos adecuados para desarrollar los proyectos.

El rol del Project Manager es muy completo y requiere de grandes dotes de liderazgo y organización. Por otra parte, es una de las profesiones más demandadas y abre muchas puertas hacia el crecimiento profesional.