Contabilidad básica, programas y características

En las empresas existen muchos aspectos a tener en cuenta para que esta funcione correctamente. Desde un departamento de logística, a uno de recursos humanos. Pero hay uno de ellos que podríamos considerar el pilar económico. La contabilidad básica, de la que se encarga el departamento de contabilidad, es la disciplina que garantiza el correcto desarrollo de todas las operaciones económicas.

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Contabilidad básica

La profesión de contable es muy amplia y puede abarcar diversos ámbitos de las finanzas. Por ello, os introduciremos a la contabilidad básica y a su definición. Para empezar, debemos saber que el departamento de contabilidad se encarga de registrar todas las operaciones económicas que realiza una organización. El objetivo es recoger, agrupar y ordenar toda la información. Esto es muy positivo a la hora de buscar una operación determinada, ya que tenemos acceso a la información sobre el momento exacto en que se realizó.

Tras haber recogido información durante un período de tiempo determinado, se elaboran informes. Estos informes se realizan para obtener una visión global de las operaciones llevadas a cabo así como una previsión de futuro para las próximas. Estos informes proporcionan información sobre lo que se ha ganado, gastado y perdido, así como otros aspectos económicos.

La contabilidad también puede servir para proyectar una perspectiva económica del negocio. Esta herramienta la usan las empresas que quieren encontrar socios, bancos acreedores, inversores, etc.

La falta de rigor en la elaboración de informes contables puede acarrear sanciones por parte de Hacienda, así como consecuencias para los responsables.

Aquellas entidades obligadas a implementar la contabilidad en su empresa son las personas jurídicas (sociedades limitadas, sociedades anónimas, cooperativas, etc.) y personas físicas o autónomos.

Funciones de la contabilidad

1. Analizar y dar parte de los recursos económicos de una empresa.
2. Planificar y dirigir las transacciones comerciales.
3. Controlar y registrar las gestiones administrativas y cargas tributarias de la empresa.
4. Predecir los flujos económicos.
5. Colaborar en la realización de estadísticas sobre las actividades económicas.

Programas de contabilidad básica

Hoy en día es impensable llevar la contabilidad con herramientas que no sean digitales. Los programas de contabilidad facilitan la facturación, la gestión de clientes, la elaboración de balances y el control del horario de los trabajadores, entre otros.

Hay determinados programas de software que instalas directamente en tu ordenador. Este tipo de programas no siempre requieren de conexión a Internet, pero pueden acarrear problemas si no se realizan copias de seguridad en discos duros, pendrives o en plataformas online como la nube.

Por otra parte, existen programas online que puedes usar en el momento que lo necesites. Estos programas se encuentran en la nube y ofrecen la posibilidad de guardado automático y copias de seguridad automáticas.

Hay muchísimos programas, y todos ellos comparten características en común. Para saber cuál escoger, debemos conocer algunas de sus características y funciones, y determinar si necesitamos uno de pago o podemos trabajar con uno gratuito. La mayoría de programas de pago incluyen una versión de prueba gratuita. Por otro lado, los gratuitos incluyen funciones de pago complementarias.

Estos son algunos de ellos.

Contasol

Contasol es un programa de contabilidad gratuito y que puedes descargar en tu ordenador. No hay que invertir ni un solo céntimo para utilizar sus funciones y, además, es muy sencillo de usar. Es uno de los más conocidos gracias a las numerosas funciones que ofrece.

Tiene una interfaz muy intuitiva y sencilla, lo cual facilita la visualización de las opciones disponibles. De todos modos, y siempre que lo requieras, puedes consultar uno de los miles de tutoriales que hay en la red.

El programa no tiene un peso muy elevado, ni requiere de un procesador ni una tarjeta gráfica potente. Es muy ligero y, al ser descargable, no requiere de conexión a Internet para utilizarlo.

Billin

Billin es otro de los programas gratuitos de contabilidad. Este programa es online, de modo que necesitaremos conexión a Internet para utilizarlo. Por otra parte, es una buena opción para almacenar la información y poder acceder a ella desde cualquier lugar.

El programa permite crear y enviar facturas de todo tipo, de forma fácil y rápida. Además, dispone de un controlador en tiempo real que muestra cuándo ha sido enviada, recibida, vista, aceptada y cobrada.

Tiene varios modos de personalización, donde puedes añadir nuevas funciones. Desde impuestos en línea hasta descuentos por producto; e, incluso, incluye varios modelos de plantilla para las facturas.

Managerial Analyzer

Este programa es de pago pero es uno de los más completos del mercado. Tiene la opción de introducir los datos de forma rápida, de modo que en pocos minutos puedes realizar diversas operaciones. Además, elabora gráficos de los balances con un diseño que facilita la visualización y análisis de estos.

Todos los datos recogidos por este programa se pueden exportar a un documento Excel, y viceversa. Es un software muy cómodo e intuitivo, y dispone de todas las funciones para llevar la contabilidad de una empresa a la perfección.

Como añadido, el programa realiza copias de seguridad de forma constante y automática, de modo que la información estará en un sitio seguro y bien protegido.

Divacon

Este programa es ideal para pequeñas empresas. Tiene un coste mínimo de 179 euros, pero es una gran inversión que facilitará la contabilidad de la entidad.

Es muy fácil de usar y no es necesario tener muchos conocimientos de informática. El programa permite calcular ingresos y gastos, crear presupuestos, carteras de vencimientos, etc. Asimismo, podrás obtener informes de las cuentas. Además, el programa realiza copias de seguridad constantemente.

¿Cómo me decido para escoger un programa?

Como ya hemos dicho, hay una gran cantidad de programas entre los que puedes escoger. Tendrás que valorar tus necesidades y analizar las características de varios de ellos. Te recomendamos que pruebes las versiones gratuitas antes de tomar una decisión. Además, deberás tener en cuenta estos aspectos: el número de contabilidades que desees llevar, el número de personas que accedan al programa, el equipo informático que tengas así como el dominio del software y tu conexión a Internet, entre otros.