¿Por qué incluir un albarán en las transacciones comerciales?

En el ámbito mercantil existen numerosos documentos que, a pesar de que nos suene su nombre, no conocemos ni su función ni para qué sirven. Uno de ellos es el albarán, que se confunde habitualmente con la factura.

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¿Qué es un albarán?

Un albarán es un documento mercantil que se utiliza para corroborar que un pedido ha sido entregado. El receptor tiene que firmar el albarán para dejar constancia de que la mercancía ha sido recibida correctamente. Por otro lado, también se utiliza para constatar que se ha prestado algún tipo de servicio.

En la compraventa, el albarán funciona como prueba documental de que los bienes han sido entregados y recibidos por el destinatario. No es obligatorio utilizarlo, aunque sí recomendable. Si hay algún error o problema durante o después de la transacción, este documento es la prueba del delito. Con el albarán, si un pedido no se ha entregado o está dañado, el cliente tiene un período de 30 días para reclamar. Del albarán se suelen realizar tres copias: una para el vendedor, otra para el transportista y una última para el comprador.

Para el vendedor, este documento es también una herramienta de control, ya que facilita la gestión e identificación de los productos que salen del almacén y son enviados a diversos destinatarios. Normalmente, se emplea una empresa de transporte para hacer llegar dicho pedido al cliente. El albarán, por lo tanto, garantiza que la mercancía ha sido transportada y entregada satisfactoriamente. Además, el vendedor puede emitir la factura correspondiente una vez finalizado el negocio, y no se puede demorar más de 60 días en recibir el pago. Cuando una empresa utiliza notas de remisión en sus transacciones comerciales, contribuye a mejorar la relación sus clientes, ya que les proporciona mayor información y fiabilidad.

Para el comprador, por otro lado, el albarán garantiza que sus compras han sido recibidas correctamente y le permite controlar sus gastos.

¿Qué datos incluye?

En el albarán deben figurar una serie de datos para que tenga validez. Además, recuerda que todos los datos deben vincularse a un número de pedido.

• Dirección y fecha de la emisión del documento.
• El código asignado a cada albarán.
• Los datos fiscales del vendedor, así como los de la persona o entidad que ha realizado la compra: documento de identificación, datos personales, razón social, dirección e información de contacto.
• Dirección y fecha de entrega. A veces, la dirección del comprador no coincide con la de entrega. Es importante especificar este punto.
• La firma del cliente o el sello de la empresa.
• Una breve descripción del producto. Los códigos y cuántas unidades se han enviado de cada producto.

Tipos de albarán

Para saber qué tipo de albarán debemos utilizar, tenemos que conocer la política de facturación de la compañía. Si la facturación se realiza en un período de tiempo distinto al de la recepción del pedido, se utilizará el albarán valorado. Por otro lado, si la entrega del albarán se acompaña de una factura, será un albarán sin valorar.

Albarán valorado

En este tipo de documento, se refleja el precio de la mercancía de forma individual, además del contenido mínimo que debe incluir. Se incluyen también los descuentos y los impuestos, así como el importe total del pedido. No tiene por qué ir acompañado de una factura, ya que esta se puede realizar posteriormente a la entrega.

Albarán sin valorar

Este documento solo especifica la cantidad de mercancía, acompañada de la descripción de esta. No incluye información acerca del valor económico individual o total del pedido. Este tipo de albarán sí se entrega con la factura, donde se especifica lo anterior.

¿Existe alguna diferencia entre albarán y factura?

Como hemos comentado anteriormente, se suele confundir el albarán con la factura, y viceversa. Sus funciones son distintas, aunque la información que contengan sea parecida o igual.

El albarán no es de uso obligatorio en una transacción comercial, y no conlleva funciones tributarias. Sin embargo, la factura es obligatoria y, además, tiene función tributaria y fiscal. Es el documento que justifica que el importe de la mercancía ha sido abonado.

En la factura deben figurar los datos fiscales del vendedor y del comprador: documento de identificación, nombre y apellidos, razón social, dirección e información de contacto. Por otro lado, también debe haber una descripción del producto y de la cantidad adquirida. Finalmente, además del importe del producto, debe figurar el IVA que se ha aplicado en la transacción. Este dato es imprescindible, pues es el justificante que pide el reglamento del IRPF y el Impuesto de Sociedades a la hora de realizar la declaración de la renta.