Evento corporativo: cómo organizar uno paso a paso

Realizar un evento corporativo cada vez resulta más eficiente las empresas, pues les permite darse a conocer, posicionarse y conseguir objetivos muy interesantes, tanto a nivel de reputación como de ventas. La organización de eventos es un sector que está en auge debido a la oportunidad que supone para el crecimiento de muchas marcas. Así que hoy en día, formarse en organización de eventos es una apuesta de futuro segura. Así pues, la organización de eventos corporativos implica hacer una planificación detallada y gestionar una considerable cantidad de tareas. Por ello, en este artículo hablaremos de los objetivos que pretende conseguir un evento de este tipo, así como su organización por pasos.

¿Qué es un evento corporativo?

Un evento corporativo se trata de un acontecimiento social que se lleva a cabo dentro del ámbito empresarial. Es un acto donde se reúnen una cantidad meditada de personas de una marca o empresa y con intereses comunes. Generalmente, con este tipo de eventos se pretende captar y fidelizar clientes a través de charlas y actividades.

Objetivos de un evento corporativo

Cada compañía realiza un evento corporativo según sus objetivos y necesidades. Seguramente sus fines serán distintos y muy diversos, pero las razones más comunes por las que las empresas deciden organizar un acto son las siguientes:

• Captar y/o fidelizar clientes.
• Visibilizar y crear una buena experiencia de marca, tanto para los clientes como para los trabajadores.
• Aumentar ventas.
• Conocer al público objetivo.
• Celebrar un logro o un acontecimiento importante, como un aniversario.
• Promocionar un producto o ser parte de la estrategia de lanzamiento del propio.

Tipos de eventos corporativos

Existen distintos tipos de eventos corporativos que se adaptan a las necesidades de cada compañía. Sin embargo, se pueden clasificar en dos grupos: eventos internos y externos. Los internos van destinados a las personas que forman parte de la empresa, mientras que los externos van dirigidos a los clientes, proveedores y al público objetivo.

Veamos algunos de los tipos más habituales que se utilizan para organizar los eventos corporativos:

• Mesas redondas: consisten en reuniones para extraer ideas y opiniones interesantes de los asistentes. Lo ideal es contar con expertos del sector y con audiencia que pueda opinar sobre el tema desde un punto de vista más objetivo.
• Workshops: son talleres con los que los asistentes pueden formarse y aprender sobre un tema específico. Pueden ir destinados tanto a los equipos internos como a un público externo.
• Congresos y ferias: estos eventos van dirigidos a profesionales que conocen el sector y quieran tratarlo con profundidad. Pueden durar días y también se produce networking entre los asistentes.
• Presentación de un producto o servicio: consiste en explicar los detalles y la funcionalidad del producto para que los asistentes puedan descubrirlo y entender cuál es su función. Además, es un espacio para compartir y resolver las dudas que surjan.

¿Cómo se organiza un evento corporativo?

Como futuro organizador de eventos, debes saber que la organización de actos consta de unos pasos básicos. Es por ello que aquí te los facilitamos. Toma nota:

1. El objetivo

Establecer el objetivo realista del evento es primordial para alcanzar el éxito. Recuerda que los objetivos deben ser claros, tangibles, posibles y medibles.

2. El público

Establecer un target para los eventos es igual de importante que definir el objetivo. Para crear un evento acorde a las necesidades de los participantes, se debe seleccionar qué tipo de público se quiere en él para poder ofrecer una experiencia coherente.

3. El presupuesto y el espacio

La cantidad de presupuesto no tiene que ver con el éxito del evento, pero sí el cómo lo gestionamos. Es cierto que según el presupuesto con el que se disponga se pondrán escoger unos espacios u otros, desde hoteles, a salones, restaurantes, castillos… El presupuesto dedicado al evento también tendrá que ir relacionado con el objetivo que se pretenda conseguir.

4. Los servicios

Aquí hay que tener cuenta todo lo relacionado con los caterings, decoración, seguridad, equipos técnicos… Lo ideal es contar siempre con expertos de cada área para que todo salga según lo planeado.

5. La comunicación

Cuando la fecha y el espacio estén definidos, es importante comunicarlo a la audiencia con el objetivo de que se guarden la fecha. Unas buenas estrategias serian el e-mail, la publicidad exterior, las campañas de publicidad en redes sociales, etc. Todo esto también se decide con relación al presupuesto del que se dispone.

6. El equipo y la planificación

Para una buena planificación es fundamental delegar tareas a tu equipo. Ten en cuenta que, si una sola persona se encarga de todo, el muy probable que se cometan más errores y despistes de última hora.

7. El feedback

Reflexionar y analizar cómo ha ido el evento es esencial para detectar los puntos débiles y fuertes. Realizar cuestionarios a los asistentes suele ser muy útil para comprender qué se tiene que mejorar en futuras ocasiones.

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